Hybride evenementen zijn events die zowel fysiek als virtueel kunnen bijgewoond worden, waardoor deelnemers de keuze hebben: ofwel zijn ze er fysiek bij, ofwel nemen ze deel op afstand. In beide vormen, fysiek of virtueel, hebben deelnemers dezelfde mogelijkheden: interactie met sprekers, sponsors en collega-deelnemers.

De coronapandemie heeft ons gedwongen om onze gewoontes in verschillende opzichten te veranderen, maar heeft vooral de manier waarop we met elkaar communiceren veranderd. Virtuele vergaderingen, congressen en conferenties kenden een nooit geziene groei.

Nu het einde van de pandemie in zicht komt, rijst de vraag of we teruggaan naar onze persoonlijke, fysieke interacties, of zullen de online evenementen blijven?

Met de versoepelingen van de covidmaatregelen, zien we de stilaan dat de toekomst zich aftekent: hybride evenementen.

De combinatie van fysieke en online deelnemers heeft aanzienlijke voordelen, die dit model tot het beste van twee werelden maakt. En daarvoor zijn 7 redenen:

hybride-event-elia-01

1. Hybride evenementen: groter bereik en meer bezoekers

Met een hybride aanpak kan jouw evenement enorme aantallen bezoekers halen, zowel met fysiek als virtueel publiek.

Een puur fysiek evenement heeft hoe dan ook een capaciteitslimiet, afhankelijk van de locatie waar het evenement plaats vindt. Een hybride evenement voegt daar de online deelnemers aan toe. Zo vergroot je niet alleen het bereik, maar maximaliseer je ook de capaciteit van het event.

Bovendien stelt deze combinatie deelnemers die niet fysiek aanwezig kúnnen zijn, toch in staat om online deel te nemen. Waar ter wereld zij zich ook bevinden.

De mogelijkheid bestaat zelfs dat je sprekers van de andere kant van de wereld kan strikken, die nooit fysiek aanwezig zouden kunnen zijn.

2. Verlaging van de kosten

Fysieke evenementen brengen aanzienlijke kosten met zich mee. Denk maar aan de huur van de locatie, catering, veiligheidsvoorzieningen, audiovisuele ondersteuning, ... En meestal geldt ook de regel: hoe meer mensen, hoe hoger de kosten.

Een hybride evenement zal je helpen geld te besparen door het aantal fysieke aanwezigen te verminderen, wat onmiddellijk een impact zal hebben op reis-, locatie-, catering- en andere kosten.

Je moet natuurlijk rekening houden met de (nieuwe) kost voor het virtuele onderdeel van het evenement. Denk daarbij onder andere aan het online platform, audio en camera's die nodig zijn om het evenement naar de deelnemers op afstand te streamen.

Maar ondanks deze extra kost, zal de kost per virtuele deelnemer lager zijn dan de kost per fysieke deelnemer.

Bovendien is het ook voor virtuele deelnemers een pak goedkoper om aanwezig te zijn, aangezien zij alleen een stabiele internetverbinding en een computer, tablet of zelfs smartphone nodig hebben.

3. Hogere betrokkenheid bij het publiek

Door het toevoegen van een virtueel luik aan jouw evenement, vergroot de betrokkenheid bij het publiek, niet alleen tijdens het evenement, maar ook in de dagen en weken die volgen.

Virtuele deelnemers kunnen actief deelnemen vanaf hun mobiele apparaten, tablets of desktopcomputers. Dit betekent dat ze commentaar kunnen geven, vragen kunnen stellen, delen en leuk vinden, én ... ze kunnen communiceren en netwerken met andere deelnemers.

Deelnemen aan deze netwerkactiviteiten is niet uitsluitend bedoeld voor virtuele deelnemers, maar ook voor fysieke deelnemers. Ook zij kunnen onmiddellijk netwerken met virtuele deelnemers en deelnemen aan dezelfde online activiteiten, meestal via een evenement-app die alle deelnemers van het evenement met elkaar verbindt.

4. Meer mogelijkheden voor sponsors

Hybride evenementen zullen om tal van redenen meer mogelijkheden opleveren voor sponsors. Alleen door het grotere bereik, zullen er meer deelnemers zijn en dus zullen de sponsors een groter publiek bereiken.

Sponsors kunnen ook zelf actief deelnemen aan het evenement, o.a. door vituele standen (virtual booths)  en presentaties via videoconferentie.

En een ander groot voordeel: een hybride evenement stelt je in staat om meer sponsors te hebben, want virtuele ruimte is ongelimiteerd.

5. Beter voor het milieu

Reizen is één van de belangrijkste oorzaken van CO2-uitstoot (bron: World in Data). Om een fysiek evenementen bij te wonen, zal je altijd moeten verplaatsen. Soms kort, met de wagen of het openbaar vervoer, of soms lang, met het vliegtuig.

Dit opent mogelijkheden om een evenement met een duurzame mindset te organiseren, én tegelijk het bereik naar andere steden en landen te vergroten. Voor deelnemers die hun ecologische voetafdruk willen verkleinen, is er de mogelijkheid om online deel te nemen aan een fysiek evenement. Hierdoor kunnen de deelnemers deel uitmaken van het evenement, dezelfde voordelen hebben als elke andere deelnemer, terwijl ze een bewuste keuze maken om de CO2-uitstoot te verminderen.

6. Enorme marketingmogelijkheden

Hybride evenementen leiden ook tot enorme marketingkansen. Door deel te nemen aan een hybride evenement, bereikt de marketeer zijn welomlijnde doelgroep. En dat met alle bovengenoemde voordelen.

Allereerst is er de directe marketing return: door een groter bereik, zullen kansen vergroten in termen van aantal bereikte individuen. Dat betekent dat de impact op het publiek zal maximaliseren. Maar daarnaast hebben marketeers ook toegang tot alle feedback, opgenomen sessies en gegevens die tijdens het evenement worden geregistreerd. En dit betekent meteen ook dat ze de mogelijkheid hebben om die data te analyseren en te gebruiken om marketingcampagnes te maken die nog beter afgestemd is op hun doelgroep.

7. Flexibiliteit van het evenement

Tot slot heeft een hybride evenement een probleemoplossende eigenschap:

Voor de deelnemer: als je van plan bent een fysiek evenement bij te wonen, en door de één of de andere omstandigheden kan je er last-minute toch niet bij zijn, dan kan een hybride deelname er voor zorgen dat je toch niets hoeft te missen!

Voor de organisator: het evenement hybride opzetten betekent dat je snel kan schakelen. Neem bijvoorbeeld de steeds wisselende coronamaatregelen. Vandaag mag het evenement doorgaan, maar wie weet morgen niet meer. Met een hybride evenement heb je altijd een backup oplossing. Je hebt immers altijd de mogelijkheid om fysieke deelnemers om te zetten naar virtuele deelnemers. Op die manier hoef je het evenement niet te annuleren, en hoef je je ook geen zorgen te maken over onverwachte financiële kosten.

Conclusie:

De 7 argumenten hierboven zijn slechts enkele van de vele redenen waarom hybride evenementen met hun duurzame, winstgevende en toegankelijke eigenschappen de moeite waard zijn .

Andere voordelen van een hybride evenement zijn onder meer:

  • eenvoudige toegang tot gegevens van fysieke en online deelnemers via enquêtes en polls
  • de mogelijkheid om jouw evenement integraal op te nemen en te hergebruiken voor verschillende doeleinden
  • beveiliging en veiligheid voor die aanwezigen die begrijpelijkerwijs bezorgd zijn over Covid-19 en de beperkingen die door hun overheid zijn opgelegd.

Dit gezegd zij, raden we je aan deze innovatieve manier van netwerken én kennisdeling te verkennen. Je zal versteld staan van het resultaat van jouw evenement. Start nu, en schrijf mee aan de toekomst.

hybride-event-elia-02